Dein Mitarbeiter-Handbuch, das spricht.
Jede Firma hat ein Handbuch: ein PDF, ein Wiki oder einen SharePoint-Ordner, den niemand durchsucht, weil es zu lange dauert. Dabei stehen dort die Antworten auf die häufigsten Fragen zu Urlaub, Spesen, IT-Onboarding und Krankmeldung.
Warum Wiki-Suche nicht reicht
Volltextsuche findet Wörter, keine Antworten. Wer wissen will „Kann ich meinen Urlaub ins nächste Jahr mitnehmen?“, dem hilft der Treffer „Urlaubsrichtlinie.pdf“ wenig. Er müsste das PDF öffnen und durchlesen. Meistens lässt er es, fragt im Chat einen Kollegen, und der ruft wiederum in der Personalabteilung an.
Die Lösung: ein Assistent, der dein Handbuch wirklich liest
Lade Richtlinien, Benefit-Broschüren und IT-Anleitungen hoch. Der Bot antwortet in natürlicher Sprache auf Basis dieser Dokumente und nennt die Stelle, aus der die Antwort stammt. So können deine Mitarbeiter die Quelle prüfen. Steht etwas nicht im Handbuch, sagt der Bot das, statt zu raten.
Für interne Inhalte: Datenschutz-Modus einschalten
Schalte in den Bot-Einstellungen den Datenschutz-Modus ein. Angaben wie Namen, Personalnummern, Telefonnummern und Anschriften werden dann ersetzt, bevor eine Frage an die KI geht. Deine Mitarbeiter sehen die Antwort trotzdem mit den echten Angaben. Der Schutz erkennt nicht jede Angabe. Er hilft, weniger Persönliches weiterzugeben, ersetzt aber keine eigene Prüfung.
Einbindung ins Intranet
Setz das Widget in euer Intranet, auf die Confluence-Startseite oder eine interne Landingpage. Dafür genügt eine Zeile HTML. Den Zugriff regelt ihr über die Anmeldung der Intranet-Seite: Der Bot ist dann nur für eingeloggte Mitarbeiter sichtbar. Zusätzlich legst du im Dashboard fest, auf welchen Domains der Bot antworten darf.
Typische Fragen, die der Bot beantwortet
- „Wie beantrage ich Urlaub?“
- „Wie rechne ich Fahrtkosten zu einem Kundentermin ab?“
- „Welche Weiterbildungen werden bezahlt?“
- „Wie bekomme ich einen neuen Laptop?“
- „Wo finde ich den aktuellen Ablauf für Krankmeldungen?“